1. Verantwortlicher und Kontakt
McDougall Digital GmbH, Große Gallusstraße 14, 60315 Frankfurt am Main, Deutschland. Vertreten durch den Geschäftsführer Kyluke McDougall. E-Mail: hey@mcdougall-digital.de; Telefon: +49 (0)69 989 727 - 347. Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns über diese Kontaktdaten.
2. Unsere Rolle und die Rolle Ihrer Praxis
Für den Betrieb unserer Website, die Verwaltung von Kundenkonten, die Vertragsabwicklung, eigene Sicherheitszwecke und die Bearbeitung von Anfragen ist McDougall Digital GmbH Verantwortlicher. Bei Patientendaten bestimmt grundsätzlich die behandelnde Praxis die Zwecke und wesentlichen Mittel der Verarbeitung; Flectas verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach dokumentierter Weisung. Die Praxis stellt ihren Patientinnen und Patienten eigene Datenschutzhinweise bereit. Diese Erklärung ersetzt weder diese Hinweise noch den vor der Verarbeitung abzuschließenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Beschäftigtenkonten können durch den Arbeitgeber bzw. Praxisadministrator angelegt oder eingeladen werden; Namen, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle und Praxiszuordnung erhalten wir dann von dieser Stelle.
3. Aufruf der Website und technische Protokolle
Beim Abruf der Website sind insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie technische Antwortdaten für die Auslieferung erforderlich. Beim API-Betrieb werden außerdem Anfragekennung, HTTP-Methode, Route, Status, Dauer, Datenmenge und User-Agent protokolliert. Sicherheits- und Änderungsprotokolle können die handelnde Person, Organisation, betroffene Datensätze, IP-Adresse und Zeitpunkt enthalten. Wir verwenden diese Daten zur Bereitstellung, Fehlerbehebung und zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Rechtsgrundlage für eigene Betriebs- und Sicherheitszwecke ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und verlässlicher Dienst. Praxisbezogene Protokolle, die wir ausschließlich im Auftrag führen, unterliegen deren Weisungen. Die Löschkriterien sind unter Ziffer 12 beschrieben; zum Hosting siehe Ziffer 11.
4. Spracheinstellung, Cookies, Analyse und externe Links
Die Website verwendet das technisch erforderliche Cookie NEXT_LOCALE, wenn eine abweichende Sprache gewählt bzw. gespeichert wird. Es enthält die Sprachkennung und ist als Sitzungscookie eingerichtet; die tatsächliche Lebensdauer kann von der Sitzungswiederherstellung Ihres Browsers abhängen. Es dient nicht der Werbung oder websiteübergreifenden Wiedererkennung. Die Speicherung zur Bereitstellung der gewünschten Sprachfunktion erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die zugehörige Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können Cookies in Ihrem Browser löschen oder sperren; die Spracheinstellung wird dann gegebenenfalls nicht beibehalten.
Die Produktanalyse auf der Website ist optional und standardmäßig ausgeschaltet. Bei Ihrem ersten Besuch fragt ein Hinweis, ob Sie mit einer Analyse durch PostHog einverstanden sind. Wir nutzen PostHog Cloud EU des Anbieters PostHog Inc. (USA); die Daten werden in der Europäischen Union in Frankfurt am Main gespeichert. Bis Sie zustimmen, setzt die Analysebibliothek keine Cookies, schreibt nichts in den Speicher Ihres Browsers und überträgt keine Daten. Wenn Sie ablehnen, werden keine Analyse-Cookies gesetzt und keine Nutzungsdaten erhoben; lediglich Ihre Entscheidung selbst wird in Ihrem Browser gespeichert, damit der Hinweis nicht erneut erscheint. Wenn Sie zustimmen, setzt PostHog Erstanbieter-Cookies und Browserspeicher, um Ihren Browser bei späteren Besuchen wiederzuerkennen, und erhält pseudonyme Seitenaufrufe, Interaktionen mit Seitenelementen, das Verlassen von Seiten, die besuchten Seiten, die gewählte Sprache der Website, die verweisende Seite sowie technische Angaben wie Browsertyp, Gerätetyp, Bildschirmgröße und die IP-Adresse zum Zeitpunkt der Anfrage. Wir verknüpfen diese Angaben nicht mit einem Namen oder Konto. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Mit PostHog besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der für einen etwaigen Zugriff von außerhalb der EU die EU-Standardvertragsklauseln einbezieht (siehe Abschnitt 11). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter „Analyse-Einstellungen“ am Ende dieser Datenschutzerklärung widerrufen; die Analyse wird dann beendet, die gespeicherte Entscheidung und die PostHog-Cookies werden gelöscht und die Seite wird neu geladen. Datenschutzhinweise von PostHog: https://posthog.com/privacy
Schriftdateien werden zusammen mit der Website ausgeliefert. Ein Klick auf einen externen Link, etwa zum App Store, führt zum jeweiligen Anbieter; dessen Datenschutzhinweise gelten dort.
5. Kontakt und Support
Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben, den Inhalt Ihrer Anfrage sowie Kommunikationszeitpunkte zur Bearbeitung und gegebenenfalls zur Nachverfolgung. Bei Anfragen eines selbstständigen Vertragspartners vor oder während des Vertrags ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage; bei sonstigen Anfragen und Beschäftigten von Unternehmenskunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem Interesse an geschäftlicher Kommunikation und Unterstützung. Gesetzliche Nachweispflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Bitte senden Sie keine identifizierbaren Patientenunterlagen über unverschlüsselte E-Mail. Soweit Patientendaten zur technischen Hilfe erforderlich sind, vereinbaren wir mit der Praxis einen geeigneten Übermittlungsweg und handeln insoweit nach Weisung.
6. Konto, Organisation und Vertragsverwaltung
Für Registrierung, E-Mail-Verifizierung, Anmeldung, Einladungen, Rollenverwaltung und Wiederherstellung des Zugangs verarbeiten wir Namen, E-Mail-Adresse, Organisations- und Rolleninformationen, Kontostatus, technische Kennungen, Verifizierungs- und Anmeldezeitpunkte sowie ein Passwort in gehashter Form. Hinzu kommen freiwillige Profilbilder und eingegebene Praxis- oder Kontaktdaten. Für selbstständige Vertragspartner erfolgt dies zur Anbahnung bzw. Erfüllung des Vertrags nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Ansprechpartner und Beschäftigte eines Unternehmenskunden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um die vereinbarte Zusammenarbeit und autorisierte Nutzung zu ermöglichen. Pflichtangaben sind für Konto und Vertrag erforderlich; ohne sie können wir diese Funktionen nicht bereitstellen. Ein optionales Profilbild ist dafür nicht notwendig.
7. Abonnements und Apple
Beim Kauf über den App Store verarbeitet Apple Bestell- und Zahlungsdaten nach seinen eigenen Bedingungen und Datenschutzhinweisen. Flectas erhält bzw. verarbeitet insbesondere Produkt-, Kauf- und Transaktionskennungen, Abonnementstatus, Laufzeit und Angaben zur Zuordnung zum Kundenkonto. Diese Informationen benötigen wir für die Prüfung und Bereitstellung der erworbenen Berechtigungen, Wiederherstellung und Fehlerklärung. Rechtsgrundlagen sind je nach betroffenem Vertragspartner Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO und für gesetzliche Aufbewahrungspflichten lit. c. Flectas erhält über diesen Kaufweg keine vollständigen Kreditkarten- oder Bankkontodaten von Apple. Weitere Informationen: https://www.apple.com/legal/privacy/de-ww/
8. Patientendaten und Gesundheitsinformationen
Praxisnutzer können Namen, Geburtsdatum, Geschlecht, Beschwerden, Behandlungs- und Verordnungsdaten, Trainingspläne, Übungen, Sätze, Wiederholungen, Gewichte, Termine, Notizen, Berichte, Fotos und Angaben zu Einwilligungen erfassen. Dazu gehören Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Die Praxis prüft die passende Rechtsgrundlage nach Art. 6 und Art. 9 DSGVO sowie berufsrechtliche Verschwiegenheitspflichten. Eine Einwilligung ist nicht pauschal die einzige zulässige Grundlage; welche Grundlage greift, richtet sich nach der konkreten Behandlung und Nutzung. Wir verarbeiten diese Daten zur Bereitstellung der beauftragten Funktionen und nur im Rahmen der vereinbarten Weisungen. Innerhalb der Praxis können entsprechend berechtigte Mitarbeitende auf die Daten zugreifen. Eine Weitergabe über Export- oder Freigabefunktionen wird durch die Praxis veranlasst.
9. Speicherung auf dem Endgerät und Berechtigungen
Die App speichert Zugangsinformationen im geschützten Gerätespeicher und unterstützt lokal gespeicherte Trainingsentwürfe, zwischengespeicherte Nachschlageinformationen sowie Bilddateien. Trainingsentwürfe und bestimmte Cache-Daten werden zusätzlich verschlüsselt. Nicht jede Bilddatei wird durch diese zusätzliche Verschlüsselung erfasst; der Schutz des Geräts und seiner Benutzerkonten bleibt wichtig. Die Speicherung ermöglicht Anmeldung, Darstellung und unterstützte Offline-Funktionen und ist hierfür technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die personenbezogene Verarbeitung folgt den jeweils beschriebenen Zwecken bzw. Praxisweisungen. Kamera- oder Fotoberechtigungen werden für die gewählte Aufnahme oder Auswahl verwendet und können in den Systemeinstellungen entzogen werden. Ohne sie ist die jeweilige Funktion eingeschränkt. Ein bloßer Berechtigungshinweis bedeutet nicht, dass laufend Ton, Bilder oder Standortdaten erfasst werden.
10. Analyse und KI-Funktionen
Die Produktanalyse in der App ist optional und bleibt ausgeschaltet, bis die behandelnde Fachkraft sie einschaltet. Bei der ersten Anmeldung und später jederzeit in den Profileinstellungen können Sie über den Schalter „Nutzungsanalyse teilen“ zustimmen. Solange der Schalter ausgeschaltet ist, überträgt die Analysebibliothek keine Daten. Ist er eingeschaltet, erhält PostHog (PostHog Cloud EU, Datenspeicherung in Frankfurt am Main, siehe Abschnitt 4) pseudonyme Konto- und Organisationskennungen, Ereignisse zur Funktionsnutzung wie die aufgerufenen Bildschirme und Funktionen, technische Fehlerberichte sowie maskierte Sitzungsaufzeichnungen, in denen sämtliche Texte und Bilder ausgeblendet sind. Patientennamen, Notizen, Fotos oder Gesundheitsdaten werden nicht übertragen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, für die Speicherung auf dem Gerät, § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können die Analyse jederzeit in den Profileinstellungen wieder ausschalten; das SDK stellt die Übertragung dann ein. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Analysedaten werden im Analyseprojekt nur so lange aufbewahrt, wie es für Produktverbesserung und Fehlerbehebung erforderlich ist, und im Übrigen nach den Kriterien in Abschnitt 12 gelöscht.
KI-Funktionen sind in der deutschen App-Store-Version deaktiviert. In der internationalen Version können sie pro Organisation nach unterzeichnetem Auftragsverarbeitungsvertrag und pro Patient:in mit dokumentierter Einwilligung freigeschaltet werden. Ist die Funktion aktiviert, erhält OpenAI, L.L.C. (USA) die für den gewählten Bericht erforderlichen Behandlungsdaten: Alter, Geschlecht, Diagnose und ICD-10-Code, Angaben zur Verordnung, Beschwerden, Trainingseinheiten, Notizen sowie die Fotos, die die Therapeutin oder der Therapeut ausdrücklich für den Bericht auswählt. Namen, Geburtsdaten und Versicherungsnummern werden nicht übertragen. Vor einer Aktivierung müssen die tatsächlichen Empfänger, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Verarbeitungsorte, Speicherdauern und gegebenenfalls Einwilligungs- und Widerrufsmöglichkeiten gesondert transparent gemacht und die erforderlichen Vereinbarungen geschlossen werden. Eine Datenschutzinformation ersetzt keine gegebenenfalls erforderliche Einwilligung. Diese Fassung enthält keine Zusage, dass mögliche KI-Anbieter ausschließlich in der EU verarbeiten oder keinerlei Daten aufbewahren.
11. Empfänger und Übermittlungen in Drittländer
Website, API, Patientendaten, Dateien und Sicherungskopien laufen auf Servern in Deutschland, betrieben von unserem Hosting-Auftragsverarbeiter Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags von Hetzner einschließlich der dort geregelten Unterauftragsverarbeiter. Amazon Web Services wird ausschließlich für zwei Zwecke eingesetzt: den Versand von Verifizierungs-, Einladungs- und Wiederherstellungs-E-Mails (Amazon SES) sowie als Speicherziel für verschlüsselte Backups. Für ein deutsches Kundenkonto ist regelmäßig Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, der AWS-Vertragspartner; die für den E-Mail-Versand genutzte AWS-Region ist im Auftragsverarbeitungsvertrag dokumentiert.
E-Mail-Empfänger und deren eigene Mailanbieter verarbeiten zugestellte Nachrichten in eigener Verantwortung. Weitere Empfänger sind Apple für App-Store-Käufe, zur Vertraulichkeit verpflichtete technische Dienstleister und Berater sowie Behörden, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht.
Eine Speicherung in Deutschland bedeutet nicht automatisch, dass globale Service-, Support- oder gesetzlich veranlasste Zugriffe ausgeschlossen sind. Soweit solche Verarbeitung eine Übermittlung in ein Drittland darstellt, bedarf sie einer Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO. Das AWS-Vertragswerk sieht insbesondere Standardvertragsklauseln für einschlägige Übermittlungen vor; deren Anwendbarkeit und erforderliche ergänzende Maßnahmen sind für die konkret eingesetzten Dienste zu prüfen. Eine pauschale Berufung auf EU-Hosting ersetzt diese Prüfung nicht. Informationen zu tatsächlichen Empfängern und eine Kopie einschlägiger Garantien können über den Datenschutzkontakt angefordert werden. Hetzner-Informationen: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/ · AWS-Informationen: https://aws.amazon.com/compliance/gdpr-center/
12. Speicherdauer und Löschung
Daten werden nur solange aufbewahrt, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten dies verlangen. Kontodaten werden für das Vertragsverhältnis verarbeitet; anschließend werden nicht mehr benötigte Daten gelöscht oder bei fortbestehenden Pflichten in der Nutzung beschränkt. Anfragen werden nach Abschluss gelöscht, soweit sie nicht für Vertrag, Nachweis oder Rechtsverteidigung weiter erforderlich sind. Sicherheitsprotokolle werden zweckgebunden befristet vorgehalten; sicherheitsrelevante Einzelfälle können für die Aufklärung länger benötigt werden. Für Vertrags- und Abrechnungsunterlagen richtet sich die weitere Aufbewahrung nach der jeweils einschlägigen handels- oder steuerrechtlichen Dokumentkategorie; Daten zur Rechtsverteidigung werden nur bis zum Wegfall dieses Zwecks vorgehalten. Die konkreten Betriebsfristen und Backup-Auslaufzeiten werden vor dem Produktivstart im Löschkonzept festgelegt und mit den Systemen abgeglichen.
- Patientendaten werden nach dem vereinbarten Lösch- und Aufbewahrungskonzept der Praxis verarbeitet. Die technisch vorgesehene 30-tägige Vormerkung gelöschter Patienten ist keine gesetzliche DSGVO-Frist und keine Zusage automatischer vollständiger Vernichtung. Aufbewahrungssperren, Freigaben und Sicherungskopien können die endgültige Löschung beeinflussen. Für Behandlungsakten kann die Praxis insbesondere die zehnjährige Pflicht nach § 630f Abs. 3 BGB treffen; andere Fristen bleiben möglich. Kontolöschung oder Abo-Kündigung lösen nicht automatisch die sofortige Vernichtung sämtlicher Behandlungsdaten, Backups oder Kopien auf zeitweise getrennten Geräten aus.
13. Ihre Rechte
Sie können sich über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden. Wir prüfen die Anfrage und bei Bedarf Ihre Berechtigung. Soweit die Praxis Verantwortlicher ist, richten Sie Ihr Anliegen vorrangig an diese; wir unterstützen sie im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Gesetzliche Voraussetzungen und Ausnahmen, etwa Aufbewahrungspflichten, bleiben zu beachten.
- Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und Berichtigung unrichtiger Angaben (Art. 15, 16 DSGVO).
- Löschung und Einschränkung der Verarbeitung unter den gesetzlichen Voraussetzungen (Art. 17, 18 DSGVO).
- Datenübertragbarkeit bei automatisierter Verarbeitung auf Grundlage von Einwilligung oder Vertrag (Art. 20 DSGVO).
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft; die Rechtmäßigkeit bis zum Widerruf bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
- Widerspruch aus Gründen Ihrer besonderen Situation gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Bei Direktwerbung wäre der Widerspruch jederzeit ohne Begründung möglich.
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für unseren Sitz kommt der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Betracht: Postfach 3163, 65021 Wiesbaden; https://datenschutz.hessen.de/service/beschwerde-uebermitteln.
14. Automatisierte Entscheidungen und Änderungen
Für die hier beschriebene Standardnutzung treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die technische Prüfung eines Abonnementstatus ist keine medizinische Entscheidung. Wir aktualisieren diese Erklärung bei relevanten Änderungen und informieren Betroffene zusätzlich, soweit dies erforderlich ist. Eine Aktualisierung erteilt keine Einwilligung und erweitert keine bestehenden Verarbeitungsbefugnisse.